La politique de respect de la vie privée

1. L’engagement à protéger les renseignements personnels

CODE accorde énormément d’importance à la confiance que le donateur donne à l’organisme qu’il décide d’appuyer. En conséquence et pour ne pas abuser de cette confiance, CODE fait le maximum pour limiter la collecte et l’utilisation des renseignements personnels de ses donateurs, et pour en protéger la confidentialité. De façon générale, pour les fins de cette politique, le terme « renseignements personnels » sont ceux d’un individu identifiable.

2. Les renseignements personnels que CODE recueille et maintient au sujet de ses donateurs

L’information recueillie par CODE sur un donateur confirmé ou potentiel peut, en soi ou combinée à d’autres, constituer des renseignements personnels, notamment le nom, les coordonnées à la maison, le no de carte de crédit ou de compte bancaire (afin de recueillir un don), le pays, les projets ou programmes que le donateur souhaite appuyer, la langue de communication, les données démographiques (âge, sexe) et le mode de communication future préféré. CODE maintient donc, sur un donateur confirmé ou potentiel, n’importe quel des renseignements personnels qu’il a recueillis ainsi que la manière dont la/le donateur confirmé ou potentiel a contribué ou promis de contribuer à CODE.

3. Les fins de la collecte des renseignements personnels sur les donateurs, et les sources de cette information

La collecte de renseignements personnels sur les donateurs confirmés ou potentiels de CODE a trois fins :

  • Réaliser et faciliter la collecte de fonds;
  • Gérer les relations avec les donateurs; et
  • Respecter les conditions légales ou réglementaires liées aux activités de CODE.

Tout renseignement personnel visant ces fins est recueilli auprès de l’individu concerné, parfois aussi auprès d’un tiers avec l’aval et le consentement de l’individu concerné, ou dans une source d’information publiquement disponible, tel qu’un annuaire téléphonique.

Pour recueillir des renseignements personnels à partir d’une liste fournie dans le cadre d’un échange avec un autre organisme de bienfaisance, CODE demande et obtient dudit organisme une représentation à l’effet que les individus listés ont consenti de façon explicite ou implicite à ce partage de leurs renseignements personnels. Tout renseignement – en particulier le nom et l’adresse du donateur – issu d’une liste fournie à CODE par un autre organisme, lors d’un échange de listes de donateurs, sera confié à une agence de publicité directe indépendante. Ce renseignement personnel sera connu de CODE uniquement si et lorsque l’individu concerné contacte CODE en réponse à une communication de l’agence de publicité directe, et s’il transmet le renseignement à CODE.

4. L’utilisation par CODE des renseignements personnels sur les donateurs

CODE n’utilisera aucun renseignement personnel recueilli par l’une ou plusieurs des façons décrite ci-dessus, pour quelque fin que ce soit, sans que l’individu concerné le sache et y consente, sauf tel que permis explicitement par les lois s’appliquant à la protection des renseignements personnels.

5. La divulgation par CODE des renseignements personnels sur les donateurs

CODE ne divulguera aucun renseignement personnel sur un donateur confirmé ou potentiel à quiconque à l’extérieur ni à aucune de ses entités affiliées sans que ledit donateur le sache et y consente, sauf aux personnes suivantes :

  • Un vérificateur relié à un audit de CODE effectué par son vérificateur ou par un vérificateur désigné par l’ACDI, la principale agence de financement de CODE;
  • Un organisme ou un individu fournissant des services à CODE, si les renseignements personnels sont raisonnablement nécessaires à la prestation desdits services, à la condition que des arrangements contractuels ou autres aient été conclus pour s’assurer que ledit organisme ou individu agit en conformité avec la présente politique, et qu’il utilise lesdits renseignements personnels uniquement pour les fins de la prestation des services à CODE, ou au nom de CODE conformément à ses instructions;
  • Un avocat qui représente CODE dans une affaire qui touche les renseignements personnels;
  • Quiconque présente une assignation à témoigner, un mandat ou une obligation découlant d’un ordre de la cour;
  • Une institution gouvernementale qui demande ces renseignements, qui présente son autorisation de demande, en lien avec l’administration de toute loi en vigueur au Canada ou dans une province; ou
  • Dans toute autre circonstance où la divulgation est explicitement permise conformément aux lois s’appliquant à la protection des renseignements personnels.

CODE ne vend ni ne loue jamais ses listes de donateurs, mais il lui arrive d’offrir une liste de donateurs à un organisme de bienfaisance réputé dans le cadre d’un arrangement d’échange de listes avec cet organisme (tel que décrit au point 3 ci-dessus). Dans ce cas, CODE divulgue uniquement deux renseignements personnels sur ses donateurs : leur nom et leur adresse. Aucun autre renseignement personnel n’est divulgué au sujet d’un donateur, telle que la contribution qu’il a versée ou promise à CODE. Ni le nom ni l’adresse d’un donateur, incluant ses renseignements personnels, ne figurera sur une liste de donateurs fournie par CODE à un autre organisme de bienfaisance sans que ce donateur le sache et y consente. Cette connaissance et ce consentement peuvent être implicites si le donateur n’a pas :

  • Coché – sur le formulaire de don ou sur un autre document papier ou électronique lui ayant été remis – la case indiquant qu’il refuse que ses renseignements personnels soient transmis à un autre organisme à des fins de collecte de fonds; et
  • Renvoyé le formulaire ou autre document dûment coché à CODE.

Si un donateur, qui a accepté de façon explicite ou implicite que ses nom et adresse soient transmis à d’autres organismes de bienfaisance à des fins de collecte de fonds, souhaite que désormais cette information soit exclue de toute liste de donateurs susceptible d’être transmise à un autre organisme de bienfaisance, il lui suffit d’en aviser CODE par écrit, à l’adresse de CODE indiquée à la fin de la présente politique, à l’attention du Directeur général.

Un tel avis sera objet d’un suivi dans les sept jours de sa réception. Si entre-temps une liste incluant les nom et adresse du donateur a déjà été échangée avec un autre organisme de bienfaisance, il se peut que CODE ne puisse empêcher l’autre organisme d’utiliser cette information.

6. La rétention et la destruction des renseignements personnels sur les donateurs

CODE conserve les renseignements personnels sur les donateurs confirmés ou potentiels aussi longtemps que l’exigent la loi ou les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Lorsqu’il n’en a plus besoin, CODE prend des mesures raisonnables pour les détruire, les supprimer ou les effacer.

7. La sécurité des renseignements personnels sur les donateurs

CODE essaie de maintenir un niveau adéquat de sécurité physique, procédurale et technique dans ses bureaux et lieux d’entreposage de façon à prévenir tout mauvais usage, accès non autorisé, perte, divulgation ou modification des renseignements personnels sur les donateurs confirmés ou potentiels. Son personnel est conscient de l’importance de préserver la confidentialité desdits renseignements personnels.

8. L’accès aux renseignements personnels par les donateurs et le droit de les corriger

Un donateur confirmé ou potentiel peut demander par écrit d’avoir accès aux renseignements personnels que détient CODE sur lui. CODE répondra avec la diligence requise dans un délai raisonnable en lui donnant accès à ces données, sauf si les circonstances obligent CODE ou lui donnent le droit de refuser cet accès conformément aux lois applicables à la protection des renseignements personnels. Le donateur confirmé ou potentiel qui croit qu’un ou plusieurs de ses renseignements personnels sont inexacts ou incomplets peut demander par écrit à CODE de les modifier; CODE fera les corrections appropriées sauf s’il est raisonnablement d’avis que la modification est inexacte ou incomplète, auquel cas il inscrira la demande de modification dans ses dossiers.

9. La responsabilité générale de CODE de se conformer à la présente politique

La responsabilité du respect de la présente politique et de toute loi protégeant les renseignements personnels, si elles s’appliquent aux renseignements personnels sur les donateurs confirmés ou potentiels, incombe au Directeur général de CODE. Toute plainte relative au traitement de ces renseignements personnels par CODE doit être adressée par écrit au Directeur général de CODE et postée à l’adresse indiquée ci-dessous.

10. L’entrée en vigueur de la présente politique et de ses modifications

La présente politique, entrée en vigueur le 1er avril 1995, pourra être modifiée à l’occasion. Ladite modification sera appliquée dans le respect de la collecte ou de la génération des renseignements personnels sur les donateurs confirmés ou potentiels, à partir de la date de la modification et dans le respect des renseignements personnels détenus par CODE sur les donateurs confirmés ou potentiels. Le site de CODE affichera toujours la plus récente version de cette politique, à l’adresse indiquée ci-dessous.

11. Coordonnées

Toute question, préoccupation ou plainte relative à la politique de respect de la vie privée de CODE, ou à son application, doit être adressée au Directeur général, au 613-232-3569 ou sans frais au 1-800-661-2633.